Primer paso
Determinación de las necesidades de capacitación
La determinación de las necesidades de capacitación es el primer paso del proceso, su importancia radica en que es a través de esta etapa de detección donde se determina que se necesita capacitar, contribuyendo a evitar riesgos de ofrecer capacitación innecesaria, con los gastos que ello implicaría para la Empresa.
Las organizaciones llevan adelante emprendimientos o desarrollos tecnológicos para su funcionamiento o proyectos que implican realizar tareas distintas a las actuales requiriendo que sus empleados perfeccionen sus habilidades o incorporen nuevos conocimientos.
Esta búsqueda de necesidades de capacitación cobra una importancia determinante clarificando cuales son los conocimientos necesarios requeridos al emprender nuevos desafíos.
No obstante puede ser necesario implementar planes de capacitación debido a inadecuadas prácticas en los procesos productivos, en determinadas tareas o funciones que no tengan que ver con el desarrollo de nuevos productos o servicios.
Que se debe analizar al momento de la detección?
- Al momento de iniciar el proceso se debe hacer un análisis de toda la compañía determinando que sectores, áreas o departamentos requieren capacitación. Teniendo presente las metas y los planes estratégicos de la Organización.
- Analizaremos también a las personas para saber: cuales son las que necesitan capacitación y que tipo de capacitación requieren. De acuerdo a las tareas que realizan en la actualidad o puedan necesitar llevar adelante en el futuro encontremos las respuestas. Siempre presente debe estar su desempeño real y el nivel esperado.
- Se debe considerar el grado de importancia de las tareas que realiza el personal que recibirá capacitación.
De acuerdo a elementos que se presentaran durante esta parte del proceso podemos clasificar el tipo de capacitación requerida:
Pudiendo estar determinadas por el Tiempo de duración: A corto o largo plazo, como así también si debe centrarse en aspectos generales (de la organización) o específicos (de la tarea).
Otro aspecto a tener en cuenta es la situación en la que se encuentra el trabajador, considerando si necesita capacitación inicial, por ser un empleado nuevo (procedimientos) o desarrollo de conocimientos por mayor responsabilidad en las tareas (ascensos). También se puede requerir capacitación por reemplazo temporario o reubicación definitiva.
Una correcta detección de las necesidades de capacitación nos brinda mucha información y grandes ventajas a saber:
- Que personas requieren capacitación.
- Que tipo de capacitación necesitan.
- Nos ayuda a organizar los lineamientos de planes y programas.
- Servirá como antecedente para el análisis realizado posterior a la capacitación.
- Llevar adelante programas de capacitación de acuerdo a necesidades reales, considerando grados de importancia.
- Utilización de los recursos disponibles de manera adecuada.
Mencionemos algunos medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación:
Evaluación de desempeño: Herramienta fundamental para determinar el desempeño real del Empleado respecto del esperado, descubriendo aquellos sectores de la empresa que requieren una atención mas intensa y especifica por parte de los capacitadores.Entrevistas: Se puede realizar a base de preguntas abiertas o estructuradas. Teniendo la posibilidad de aclarar aquello no entendido. Es lenta, costosa y muchas veces subjetiva.
Cuestionarios: Relevamientos de información a base de cuestionarios de investigación que revelen necesidades de entrenamiento.
Encuestas: A base de preguntas abiertas o cerradas. Su ventaja radica en su fácil aplicación. Son masivas y anónimas. Tienen bajo costo. No obstante pueden quedar aspectos sin conocerse.
Observación directa: Son realizadas en el sitio de trabajo, permite verificar los procedimientos directamente de quien realiza la tarea. Las fallas que surgen son registradas por el evaluador de manera directa y simple, cuando muchas veces con otra técnica seria imposible, pudiendo centrar el entrenamiento en los problemas detectados. Como desventaja se puede mencionar que los observadores requieren de cierta preparación y los costos pueden ser importantes en términos de tiempo.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Llevar adelante conversaciones con los supervisores y Gerentes de las diferentes áreas o departamentos y determinar aquellos problemas que pueden encontrar solución mediante programas de capacitación.
Pruebas de conocimiento: Realizadas a los empleados que ejecutan determinados trabajos funciones o tareas.
Entre otros medios utilizados se encuentran también aquellas detecciones de necesidades de capacitación por cambios que puedan darse en el puesto de trabajo, etc.
Hacer un buen trabajo en esta instancia del proceso implica poder llevar adelante programas de capacitación adecuados y precisos respecto de las diferentes tareas o funciones como así también optimizar los recursos con los que se cuenta.
Segundo Paso
Determinación de recursos:
Identificar los recursos con los que se cuenta es fundamental, demás esta decir que sin estos no hay programas de capacitación acordes a las necesidades detectadas.
Tipos: Dentro de los cuales encontramos los recursos Financieros que son aquellos que asigna la empresa para la implementación de planes y programas. También están los Materiales relacionados con la infraestructura con la que se cuenta, condiciones generales disponibles y materiales concretos de apoyo para llevarla adelante (recursos técnicos y edilicios).
Los Recursos Humanos ya que la capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff.
Elaboración y Redacción: KOIWE Recursos Humanos
